De MVO Prestatieladder: managementsysteem en certificatienorm

Blad: Kwaliteit in Bedrijf

Thema: MVO

Datum: augustus 2010

Op 7 juli jl. zijn de eerste certificaten MVO Prestatieladder uitgereikt en ingeschreven bij de Stichting Duurzaam Verantwoord / Foundation Sustained Responsibility (FSR). De drie initiatiefnemers voor de MVO Prestatieladder, de certificatie-instellingen Kiwa, DNV en LRQA geven hiermee het startsein voor een nieuwe dienstverlening die in Nederland door zeven en in België al door twee certificatie-instellingen wordt aangeboden. Vier bedrijven hebben zich met hun specifieke activiteiten laten certificeren tegen een van de vijf certificatieniveaus in deze nieuwe norm. Deze eerste certificaathouders MVO Prestatieladder zijn A. Hak Beheer BV, Bavaria NV, Panelen Holland BV en Wavin N.V.-NWE regio.    

Om met de woorden van het bestuurslid de heer C. Morsman van de Stichting te spreken: het is indrukwekkend te constateren dat zo kort na het verschijnen van de MVO Prestatieladder de eerste certificaten al uitgereikt kunnen worden. Dat geeft aan dat de behoeftes en de ambities bij de bedrijven hoog zijn. Bij de ontvangst van het MVO-certificaat werd dat ook bevestigd door de reacties van de nieuwe certificaathouders.

Duurzaam ondernemen is ondernemen met balans tussen economische, sociale en milieubelangen. Duurzame ondernemers kijken niet alleen naar hun winst- en verliescijfers, maar ook naar de gevolgen van hun bedrijfsactiviteiten voor mens en milieu. En niet alleen naar de huidige gevolgen daarvan, maar ook naar de gevolgen in de toekomst. Dit staat ook wel bekend als Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Bedrijven dragen naar vermogen bij aan het oplossen van maatschappelijke en milieuproblemen die met hun bedrijf samenhangen. Het vereist dat bedrijven zich maatschappelijke verantwoord willen gedragen en daarmee verder willen gaan dan de wet- en regelgeving hen voorschrijft. Wetten en regels kunnen het behoude van de natuur immers niet garanderen en ze maken ook geen vuist tegen mensonterende productieprocessen elders op de wereld. De overheid stimuleert bedrijven om duurzaam te ondernemen.

De voordelen van duurzaam ondernemen voor bedrijven zijn te vinden in zaken als:   

• kostenbesparing door bijvoorbeeld energie te besparen;
• kostenbesparing door zorgvuldig grondstoffengebruik;
• met innovatieve duurzame producten nieuwe markten aanboren;
• betere publiciteit door een beter imago;
• een schonere werkomgeving en betere voorzieningen in de buurt; en
• een gezonder werkklimaat

Bedrijven die zich maatschappelijk verantwoord willen gedragen, moeten dus bereid zijn verder te gaan dan wet- en regelgeving hen voorschrijft. Een bedrijf moet weten wat de ecologische gevolgen zijn van haar productieproces, zowel lokaal als internationaal. Die kennis moet het vertalen in maatschappelijk verantwoord handelen. Daarvoor is een managmentsysteem nodig dat is verankerd in het bedrijf en dat zorgt voor de continue verbetering van de economische, ecologische en sociale prestaties. Om daarbij alle belangen goed te kunnen afwegen, is het belangrijk dat de ondernemer de wensen van alle betrokkenen goed kent, zoals die van consumenten, omwonenden, kiezers, beleggers, leveranciers, afnemers, maatschappelijke organisaties, actiegroepen, banken, verzekeringsmaatschappijen, aandeelhouders en overheden. Zo valt deze dagen te lezen op de website van het ministerie van VROM.

Een MVO-certificatienorm voor het managementsysteem

De MVO Prestatieladder sluit aan op deze toelichting en de wens vanuit de overheid dat bedrijven duurzaam ondernemen. Deze MVO-certificatienorm voor het managementsysteem is ontwikkeld in antwoord op een groeiende varaag vanuit de markt om de inspanningen die men verricht in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen meetbaar en erkend te krijgen. De in de MVO Prestatieladder gestelde eisen aan het managentsysteem voor MVO maken het mogelijk voor elk bedrijf of organisatie - van groot to klein - structuur te geven in de afweging People, Planet en Profit.

De beoordelingssystematiek van de MVO Prestatieladder kent vijf niveaus waarop het managementsysteem beoordeeld wordt. De certificatienorm biedt daarmee een bedrijf de gelegenheid vanaf elk moment te starten met MVO en stimuleert tot ontwikkeling. De keuze voor certificatie op enig niveau is vrijwillig, bevestiging wordt objectief vastgesteld en in de jaren opgevolgd door de gekwalificeerde certificatie-instellling (vermeld op de website van de beheerstichting).

Met het certificaat MVO Prestatieladder en de inschrijving in het register van de beheerstichting op www.mvoprestatieladder.nl kunnen deze bedrijven aan hun stakeholders kenbaar maken in hoeverre de organisatie maatschappelijk verantwoord onderneemt. Dit is van groot belang voor bijvoorbeeld afnemers die een duurzaam inkoopbeleid nastreven, zoals de overheid.

Niveau 1: opstapniveau van de MVO Prestatieladder   

Dit is het opstapniveau voor de organisatie/ondernemer die zich bewust is van de noodzaak tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en de dagelijkse vanzelfsprekendheid van maatschappelijke en bedrijfsmatige issues wil structureren en verdiepen. De MVO Prestatieladder biedt de mogelijkheidheden en handvatten om het managementsysteem voor deze taak in te richten. In relatief korte tijd kan met de eisen voor het opstapniveau het eerste resultaat behaald worden. De keuze om dit wereldkundig te maken met het besluit tot een certificatie op Niveau 1 is niet alleen van belang voor de ondernemer en de medewerkers om een doel te stellen, maar geeft ook een druk om MVO op de agenda te houden en daadwerkelijk te ontwikkelen in relatie tot de stakeholders. Het tijdspad is met de keuze voor certificatie Niveau 1 bekend. Er zal na het behalen van dit certificaat één jaar de tijd zijn om stakeholdermanagement en MVO-indicatoren verder te ontwikkelen en te verdiepen tot op een hoger gelegen niveau op de MVO Prestatieladder; er is nu geen weg meer terug. Immers, er is publicatie van Niveau 1 naar de buitenwereld en de kenmerken van het certificaat zijn op de website van de beheerstichting openlijk geregistreerd. Het certificaat MVO Prestatieladder Niveau 1 zal na een jaar ingetrokken worden, de vrijblijvendheid is weggenomen, de eerste stappen zijn gezet, maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt zichtbaar; ook in de dagelijkse werkzaamheden. Bedrijven die de keuze hebben gemaakt voor certificatie Niveau 1 zijn te beschouwen als pioniers, de ontwikkeling en de groei die deze bedrijven doormaken om minimaal op het Algemeen Haalbare Niveau 3 of verder te komen wordt ook een publiek zichtbare prestatie, waarbij de kernwaarden van het bedrijf op MVO tot uiting komen.

Niveau 2: een tussenstap op de MVO Prestatieladder   

Niveau 2 op de MVO Prestatieladder is een tussenstap op deze weg van Niveau 1 naar het Algemeen Haalbare Niveau 3 en verder. Met deze tussenstap wordt een jaar de tijd verkregen om op een hoger niveau van de MVO Prestatieladder te komen. Deze tijd zal zeker nuttig en nodig zijn om het uitvragen van de stakeholders, nu nog slechts op een deel van de 33 MVO-indicatoren op gang te brengen en onder de knie te krijgen. In dit traject voor het behalen van Niveau 2 wordt het stakeholdermanagement uitgebouwd, er zullen meer externe partijen betrokken zijn die zo mogelijk eerst met uw ambities aangestoken zullen moeten worden. De afgewogen en relevante resultaten van het uitvragen van de stakeholders zullen in het beleid worden opgenomen en gecommuniceerd moeten worden. Dit MVO-beleid op Niveau 2 heeft als doel mens en bedrijf met de kernwaarden van de organisatie te ontwikkelen en deze (vernieuwde) werkwijzen te borgen in het managementsysteem. Vanwege het tijdspad in de MVO Prestatieladder moet dit beleid binnen een jaar aantoonbaar leiden tot weer een hoger niveau, want ook op Niveau 2 is een certificaat niet langer dan 1 jaar geldig en wordt daarna door de certificatie-instelling ingetrokken, de publieke registratie op het web zal automatisch vervallen tot ongeldig. Bedrijven en organisaties kunnen tijdens de eerste certificatie-audits op de MVO Prestatieladder voor dit niveau gecertificeerd worden en komen daarmee in het voor iedereen toegankelijke register op de website van de beheerstichting.

Niveau 3: MVO Prestatieladder als benchmark  

De managementeisen en certificatienorm MVO Prestatieladder leiden per definitie tot een MVO-beleid en een organisatie waarbij het Niveau 3 of hoger bereikt moet worden. Niveau 3 op de MVO Prestatieladder wordt gecertificeerd door de certificatie-instelling voor een periode van drie jaar. Jaarlijks vinden tussentijdse audits plaats op basis van een steekproef. In het derde jaar wordt het managementsysteem opnieuw gecertificeerd en herijkt op de algemene waarden en ontwikkelingen van MVO bij stakeholders en binnen de relevante branche(s). Bedrijven en organisaties die voor dit Niveau 3 gecertificeerd zijn hebben een managementsysteem voor MVO geïmplementeerd dat middels stakeholdermanagement nu op alle 33 MVO-indicatoren een grote mate van diepgang en impact heeft. Gecertificeerde bedrijven kunnen dit effectief en zonodig dagelijks actualiseren om de kernwaarden van het bdrijf gebaseerd op People, Planet en Profit in haar handelingen en beslissingen binnen haar invloedsfeer te blijven doorvoeren. De certificatie-audit op Niveau 3 en de tussentijdse jaarlijkse steekproefen van de certificatie-instelling geven veel aandacht aan dit cruciale deel van het managementsysteem voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het zijn de opstapniveaus 1 en 2 in de norm die stimuleren om geleidelijk - maar binnen afzienbare tijd- MVO op deze wijze ingevoerd te kunnen hebben. Met het besluit om de certificatie-audit (direct) op Niveau 3 te starten, zal een zekere tijdin de voorbereiding van systeemopzet en implementatie voorafgegaan moeten zijn. Bedrijven die zich op dit moment voor Niveau 3 kunnen laten certificeren hebben zich laten leiden door de uitgangspunten, internationale normen en niet-certificeerbare documenten waarop ook de MVO Prestatieladder is geïnspireerd. Met het presenteren in 2010 van de certificatienorm, een managementstandaard in wording samen met u, worden de inspanningen op MVO ook eenvoudig met een certificaat blijven zichtbaar.

Op 7 juli 2010 zijn de eerste twee certificaten Niveau 3 door de certificatie-instellingen aan de certificaathouders uitgereikt.

Niveau 4 en Niveau 5 op de MVO Prestatieladder, ter onderscheiding   

De certificatieniveaus 4 en 5 zijn ter onderscheiding. Het managementsysteem wordt net als op Niveau 3 voor drie jaar gecertificeerd. Op de gecertificeerde organisatie rust nu de verantwoording om met beleid en MVO-prestaties onderscheidend te blijven, of - na een aantal jaren de erkenning van stakeholders als voortrekker op MVO te hebben gehad - bewust en verantwoord een stapje terug op Niveau 3 (of hoger) verder te gaan. Deze ontwikkeling zal in de jaarlijkse audits en tijdens hercertificatie en herijking van het systeem door de certificatie-instelling vastgesteld worden en met een vernieuwd certificaat MVO Prestatieladder bevestigen en laten registreren op de website van de beheerstichting.

Certificatie-instelling Kiwa heeft op 7 juli 2010 het eerste certifciaat op Niveau4 afgegeven voor Wavin NV-NWE regio voor MVO.

De MVO Prestatieladder Managementsysteem - Eisen en Certificatienorm is vrij beschikbaar via de website van de stichting www.mvoprestatieladder.nl

Over de beheerstichting FSR

Eind 2009 hebben Kiwa, DNV en LRQA de handen ineengeslagen en gezamenlijk een MVO-certificatienorm ontwikkeld. Dit als antwoord op een groeiende vraag vanuit de markt om de inspanningen die men verricht in het kader van Maastschappelijk Verantwoord Ondernemen meetbaar en erkend te krijgen. Een unieke en constructieve samenwerking heeft er toe geleid dat al op 18 mei 2010 de Stichting Duurzaam Verantwoord / Foundation Sustained Responsibility (FSR) kon worden opgericht met als doel het faciliteren van het College van Deskundigen, dat verantwoordelijk is voor het beheren van de norm MVO Prestatieladder en het registreren van de certificaten. Van meet af aan was het voor de Stichting duidelijk dat een breed gedragen en toegepaste norm beschikbaar moest komen en vervolgens gratis verkrijgbaar moest zijn.

De Stichting FSR is ambitieus en heeft het streven om dit jaar 50 certificaten in het register te kunnen inschrijven en eind 2012 de mijlpaal van 500 geregistreerde certificaathouders te kunnen behalen. De eerste buitenlandse vestigingen van certificatie-instellingen hebben zich al aangesloten bij de Stichting en daarom zal men binnenkort ook de Engelse vertaling van de MVO Prestatieladder ter beschikking gaan stellen.

Het College van Deskundigen MVO Prestatieladder bestaat uit een zo breed mogelijk samengestelde groep van vakdeskundigen en vertegenwoordigers uit diverse organisaties. Zij heeft na een eerste bijeenkomst op 27 april jl. de aftrap gegeven. In een intensieve kritiekronde is met de vergadering van 2 juni jl. de MVO Prestatieladder versie juni 2010 vrijgegeven voor toepassing.

kijk voor meer info op www.mvoprestatieladder.nl